Dokumentation

1) App-Registrierung

1. Azure-Portal → Microsoft Entra ID → App-Registrierungen → + Neue Registrierung.
2. Name: MeetFlow (oder Site-Name).
3. Unterstützte Kontotypen: «Nur Konten in diesem Organisationsverzeichnis» (Single-Tenant, üblich) oder «Konten in einem beliebigen Organisationsverzeichnis» (Multi-Tenant).
4. Umleitungs-URI (optional): Plattform Web, URI exakt aus MeetFlow kopieren:
   https://dev.lireno.ch/wp-admin/admin.php?page=meetflow-settings&auth=microsoft
5. Registrieren klicken.

2) IDs und geheimer Clientschlüssel

Übersicht der App-Registrierung und Zertifikate & Geheimnisse.

3) API-Berechtigungen

1. API-Berechtigungen → + Berechtigung hinzufügen → Microsoft Graph → Delegierte Berechtigungen.
2. Aktivieren: Calendars.ReadWrite, OnlineMeetings.ReadWrite, User.Read.
3. Administratorzustimmung für … erteilen (Button oben in der Berechtigungsliste).

4) In MeetFlow verbinden

1. Werte aus Schritt 2 in die drei Felder Client-ID, Client Secret, Tenant-ID eintragen.
2. Einstellungen speichern (unten auf der Seite).
3. Button Mit Microsoft verbinden → Anmeldung mit Microsoft-Konto abschliessen.
4. Provider-Karte Microsoft Teams wählen → Verbindung testen.

Fehler AADSTS50194: Bei Single-Tenant-App die Verzeichnis-ID (Mandant) aus Azure eintragen — nicht common.

1) OAuth-App anlegen

1. Zoom Marketplace → Develop → Build App.
2. App-Typ: OAuth → Variante User-managed app (nicht Account-level).
3. App name: MeetFlow → Create.

2) Redirect URL und Scopes

Im App-Menü links: App credentials und Scopes.

3) Anmeldedaten kopieren

App im Marketplace auf Activated stellen (nicht nur Entwurf). Unter Information ggf. Kurzbeschreibung ausfüllen.

4) In MeetFlow verbinden

1. Einstellungen speichern → Mit Zoom verbinden → Zoom-Konto autorisieren.
2. Provider Zoom wählen → Testbuchung → Join-Link in Bestätigung prüfen.

Zoom Pro-Konto oder höher empfohlen für API-Meeting-Erstellung.

1) Projekt und API

1. In der Google Cloud Console oben ein Projekt wählen oder Neues Projekt anlegen.
2. APIs und Dienste → Bibliothek → «Google Calendar API» suchen → Aktivieren.
3. Branding und Login-Texte später im OAuth-Zustimmungsbildschirm (Schritt 2).

2) OAuth-Zustimmungsbildschirm

APIs und Dienste → OAuth-Zustimmungsbildschirm

3) OAuth-Client erstellen

APIs und Dienste → Anmeldedaten → Anmeldedaten erstellen → OAuth-Client-ID

Nach Erstellen zeigt Google ein Dialogfenster mit Client-ID und Clientschlüssel — beides notieren (Clientschlüssel später nicht mehr vollständig sichtbar).

4) In MeetFlow eintragen

1. Einstellungen speichern.
2. Mit Google verbinden — Testnutzer muss in Schritt 2 hinterlegt sein, solange die App im Testmodus ist.
3. Provider Google Meet wählen → Testbuchung mit Meet-Link.

1) Integration erstellen

1. developer.webex.com → My Webex Apps → Create a new app → Typ Integration.
2. Integration name: MeetFlow.
3. Redirect URI(s): exakt aus MeetFlow:
   https://dev.lireno.ch/wp-admin/admin.php?page=meetflow-settings&auth=webex
4. Add Integration / speichern.

2) Scopes (Bereiche)

Unter der Integration Scopes aktivieren:

• meeting:schedules_read
• meeting:schedules_write

Je nach Org-Richtlinie ggf. zusätzliche Meeting-Scopes. Ältere Docs nennen spark:all — für MeetFlow reichen die Meeting-Schedule-Scopes.

3) OAuth-Bereich Client ID / Client Secret

4) In MeetFlow verbinden

1. Einstellungen speichern → Mit Webex verbinden → Webex-Konto autorisieren.
2. Verbindung testen — bei Erfolg Status «Mit Webex verbunden».

Option A — Meta Cloud API

Meta for Developers WhatsApp Cloud API — Erste Schritte

1. developers.facebook.com → App erstellen → Typ Business.
2. Produkt WhatsApp hinzufügen → Menü WhatsApp → API Setup (oder «Erste Schritte»).
3. Webhook unter Configuration eintragen (siehe Tabelle).

Option B — Twilio WhatsApp Sandbox

Twilio — Messaging → Try it out → Send a WhatsApp message

In MeetFlow: Provider-Dropdown Twilio wählen (nicht Meta).

1) Bot erstellen

1. Telegram öffnen → @BotFather suchen → Chat starten.
2. Befehl /newbot senden.
3. Display name (Anzeigename) und username (muss auf bot enden) eingeben.
4. BotFather antwortet mit HTTP API token — die lange Zeichenkette kopieren.

2) Chat-ID ermitteln

1. Dem neuen Bot eine beliebige Nachricht senden (privater Chat).
2. Im Browser öffnen:
   https://api.telegram.org/bot<DEIN_TOKEN>/getUpdates
3. Im JSON unter result[0].message.chat.id die Zahl ablesen (bei Gruppen negative ID).

3) In MeetFlow testen

1. Einstellungen speichern → Provider Telegram wählen.
2. Testbuchung oder Benachrichtigung auslösen → Nachricht im Telegram-Chat prüfen.

1) Account Info

Twilio Console → Account Dashboard → Bereich Account Info

2) Telefonnummer (SMS)

1. Phone Numbers → Manage → Active numbers.
2. Buy a number (oder bestehende Nummer wählen) — Capability SMS muss aktiv sein.
3. Nummer im Format E.164 notieren (z. B. +41791234567).

3) SMS-Erinnerung konfigurieren

1. Häkchen Send SMS reminders before meetings (DE: «SMS-Erinnerungen vor Terminen senden»).
2. Reminder in advance (hours) — z. B. 24 für einen Tag vorher.
3. Texte mit Platzhaltern: {name}, {date}, {time}, {meeting_link}, {hours}.
4. Optional: Admin SMS number für Kopien an dich.
5. Einstellungen speichern.

4) Test

1. Testbuchung mit Mobilnummer im Buchungsformular.
2. SMS auf dem Gerät prüfen; bei Problemen: Twilio → Monitor → Logs → Messaging.

1) Webhook einrichten

1. Webhook URLs: eine URL pro Zeile — Beispiele:
   • Zapier Catch Hook: https://hooks.zapier.com/hooks/catch/…/…/
   • n8n Webhook-Node: https://deine-n8n.ch/webhook/meetflow-booking
   • Make Custom Webhook: https://hook.eu1.make.com/…
   • Test: webhook.site
2. Events: «Booking created» und/oder «Booking cancelled» aktivieren.
3. Optional Signing secret: MeetFlow signiert Requests mit Header X-MeetFlow-Signature (HMAC SHA-256 über den Body, Format sha256=…).
4. Einstellungen speichern — der Test-Button liest nur gespeicherte URLs.
5. «Send test webhook» klicken → Erfolgsmeldung «Test webhook sent successfully».

2) Payload

Test-Event: webhook.test. Echte Events: booking.created / booking.cancelled mit vollständigen Buchungsdaten:

{
  "event": "booking.created",
  "timestamp": "2026-07-08T12:00:00+00:00",
  "site_url": "https://deine-site.ch",
  "booking": {
    "id": 42,
    "booking_id": "MF-20260708-ABC",
    "status": "confirmed",
    "customer_name": "Jane Doe",
    "customer_email": "jane@example.com",
    "customer_phone": "+41791234567",
    "booking_date": "2026-07-15",
    "booking_time": "10:00",
    "duration": 30,
    "timezone": "Europe/Zurich",
    "provider": "teams",
    "meeting_url": "https://teams.microsoft.com/…"
  }
}

Header: Content-Type: application/json, X-MeetFlow-Event, optional X-MeetFlow-Signature.

Die Webhooks sind tool-agnostisch — dieselbe URL funktioniert mit Zapier, n8n, Make und eigenen Apps. Detaillierte Anleitungen: Zapier · n8n · Make.

Variante A — Sofort-Trigger (Catch Hook)

1. In Zapier: Create Zap → Trigger «Webhooks by Zapier» → «Catch Hook».
2. Die angezeigte Hook-URL kopieren (Format https://hooks.zapier.com/hooks/catch/…/…/).
3. In MeetFlow: Einstellungen → Integrations → Webhook URLs einfügen → Event «Booking created» aktivieren → speichern.
4. «Send test webhook» → in Zapier Test trigger → Beispieldaten erscheinen.
5. Action in Zapier hinzufügen (z. B. Gmail, Slack, Google Sheets, WaNotifier) und Felder aus booking mappen.
6. Zap veröffentlichen → echte Testbuchung machen.

Variante B — Polling (REST-API mit API-Key)

Details zum Endpoint und API-Key: Automation API (Scale). In Zapier: Trigger «Webhooks by Zapier → GET» mit Bookings-Endpoint und Header X-MeetFlow-API-Key.

Beispiel: WhatsApp-Nachricht via WaNotifier

Ziel: Bei jeder Buchung eine WhatsApp senden (an dich oder den Kunden). Vollständige WaNotifier-Anleitung inkl. API-Key: WaNotifier (WhatsApp).

WaNotifier — Zapier: Zap anlegen (offiziell)

1. Zap wie in Variante A: Trigger Catch Hook ← MeetFlow-Webhook.
2. Action: App WaNotifier → beim ersten Mal erscheint «Connect to Zapier» — API-Key aus WaNotifier einfügen (siehe API-Key finden).
3. Aktion «Send Message Template (Via a Notification)» wählen.
4. Mapping: Empfängernummer, Transactional Notification, Template-Variablen aus booking-Feldern.
5. Test action → WhatsApp prüfen → Zap veröffentlichen.

WhatsApp: WaNotifier/Zapier oder direkt über Meta?

Für WhatsApp-Erinnerungen bei Buchungen gibt es zwei unabhängige Wege — du brauchst nicht beide.

Meta — WhatsApp Cloud API WaNotifier — Zapier-Integration

1) WaNotifier API-Key finden (für Zapier-Popup «Connect to Zapier»)

Wenn du in Zapier die WaNotifier-Action hinzufügst, erscheint ein Popup «Connect to Zapier» mit dem Feld «Enter API Key (required)». Dieser Key kommt aus deinem WaNotifier-Konto — nicht aus MeetFlow.

Optional: Add New Key — eigenen Key nur für Zapier anlegen (empfohlen für Übersicht).

Zurück in Zapier: Key ins Popup einfügen → Connect. Zapier prüft den Key und bestätigt die Verbindung.

2) Transactional Notification in WaNotifier anlegen

Vor dem Mapping in Zapier — ohne diese Notification bleibt das Zapier-Feld Transactional Notification leer («No options are available»).

1. WaNotifier: Notifications → Add New (nicht «Broadcast» oder «Marketing»).
2. Name: z. B. «MeetFlow Neue Buchung».
3. Type: exakt Transactional / Integration / API (andere Typen erscheinen nicht in Zapier).
4. Trigger: API request to a Webhook URL.
5. Message Template: genehmigtes Utility-Template wählen.
6. Webhook Request Data: Default (für Zapier «Send Message Template»).
7. Speichern — Status muss On-going zeigen.

Prüfen: Unter Notifications muss die Kampagne sichtbar sein, Typ «Transactional», Status «On-going».

Zurück in Zapier:

1. WaNotifier-Action öffnen → beim Account-Konto auf ⋯ → Reconnect oder Schritt neu laden.
2. Feld Transactional Notification erneut öffnen — die Notification sollte im Dropdown erscheinen.

Immer noch leer? → Troubleshooting «No options available»

3) Zap: MeetFlow → WaNotifier

1. Trigger: Webhooks by Zapier → Catch Hook ← MeetFlow-Webhook-URL (siehe Zapier).
2. Action: WaNotifier → Send Message Template (Via a Notification).
3. Beim ersten Mal: WaNotifier verbinden (API-Key aus Schritt 1).
4. Felder mappen:

   Zapier-Feld (WaNotifier)	MeetFlow-Webhook / Wert
   Recipient WhatsApp Number	Feste Nummer +41767399188 (an dich) oder booking → customer_phone (an Kunde — mit Ländercode im Formular)
   Transactional Notification	Die Notification aus Schritt 2 (Dropdown)
   Body Variables ({{1}}, {{2}} …)	booking → customer_name, booking → booking_date, booking → booking_time …

5. Test Step → WhatsApp prüfen → Zap Publish.

Variante A — Sofort-Trigger (Webhook-Node, empfohlen)

1. In n8n: neuen Workflow anlegen → Node Webhook als Trigger.
2. HTTP Method: POST · Path: z. B. meetflow-booking (frei wählbar).
3. Workflow aktivieren → die Produktions-URL kopieren (z. B. https://deine-n8n.ch/webhook/meetflow-booking).
4. In MeetFlow: Einstellungen → Integrations → Webhook URLs einfügen → «Booking created» aktivieren → speichern.
5. «Send test webhook» in MeetFlow → in n8n auf «Listen for test event» / Execution-Log prüfen.
6. Weitere Nodes hinzufügen: z. B. Slack, Gmail, HTTP Request (WaNotifier), Google Sheets.
7. Felder aus dem Webhook-Body mappen: {{ $json.booking.customer_name }}, {{ $json.booking.booking_date }}, {{ $json.booking.booking_time }}, {{ $json.booking.meeting_url }} …
8. Echte Testbuchung → Execution in n8n prüfen.

Variante B — Polling (Schedule + HTTP Request)

Plan Scale erforderlich. Siehe Automation API.

1. Trigger: Schedule Trigger (z. B. alle 5 Minuten).
2. Node HTTP Request:
   • Method: GET
   • URL: https://deine-site.ch/wp-json/meetflow/v1/integrations/bookings
   • Query: since = letzter Lauf (ISO-Zeitstempel), limit = 25
   • Header: X-MeetFlow-API-Key = Key aus MeetFlow Integrations
3. Split In Batches oder Loop über bookings-Array → pro Buchung Aktion ausführen.

Beispiel: WhatsApp via WaNotifier

1. Webhook-Trigger wie Variante A.
2. Node HTTP Request → WaNotifier API (Template-Nachricht) oder WaNotifier-Community-Node falls installiert.
3. Empfänger: feste Nummer oder {{ $json.booking.customer_phone }} (mit Ländercode).

Probleme? → Troubleshooting Integrations

Variante A — Sofort-Trigger (Custom Webhook, empfohlen)

1. In Make: neues Szenario → Modul Webhooks → Custom webhook als Trigger.
2. Webhook anlegen → die URL kopieren (Format https://hook.eu1.make.com/… oder US-Region).
3. In MeetFlow: Einstellungen → Integrations → Webhook URLs einfügen → «Booking created» aktivieren → speichern.
4. «Send test webhook» in MeetFlow → in Make «Determine data structure» / «Redetermine» — Make erkennt die JSON-Felder.
5. Weitere Module hinzufügen: z. B. Gmail, Slack, Google Sheets, HTTP (WaNotifier).
6. Felder mappen: booking.customer_name, booking.booking_date, booking.booking_time, booking.meeting_url …
7. Szenario aktivieren (Schalter ON) → echte Testbuchung.

Variante B — Polling (Schedule + HTTP)

Plan Scale erforderlich. Siehe Automation API.

1. Trigger: Schedule (Intervall z. B. 5 Minuten).
2. Modul HTTP → Make a request:
   • URL: https://deine-site.ch/wp-json/meetflow/v1/integrations/bookings?limit=25&since=…
   • Method: GET
   • Header: X-MeetFlow-API-Key = Key aus MeetFlow
3. Iterator über das bookings-Array → pro Eintrag Aktion ausführen.

Beispiel: WhatsApp via WaNotifier

1. Custom Webhook wie Variante A.
2. Modul WaNotifier (falls im Make-Katalog) oder HTTP → Make a request zur WaNotifier-API.
3. Template-Variablen aus booking-Feldern befüllen — immer genehmigtes WhatsApp-Template nutzen.

Probleme? → Troubleshooting Integrations